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Über uns

Wilhelm Studios – Wo Events Geschichte schreiben

Stell dir vor: eine 8.000 m² alte Eisengießerei in Berlin. Die alten Backsteinwände und Stahlträger aus dem 19. Jahrhundert, gespickt mit lichtdurchfluteten Glasdächern und moderner Eventtechnik. Hier feiern Google ihre Produktlaunches, Hugo Boss ihre Fashion Shows, Spotify ihre Künstler-Events. Von intimen 200-Personen-Sessions über 1.500-Personen-Konferenzen hin zu Konzerten mit mehr als 3.000 Personen.

Wir sind kein anonymer Event-Dienstleister. Wir sind ein kleines, schlagkräftiges Team, das mit den großen Namen der Branche arbeitet – ohne Corporate-Attitüden, dafür mit echtem Gestaltungsspielraum. Bei uns kannst du Dinge bewegen, nicht nur verwalten.

Wenn du Bock hast, in einer der coolsten Locations Berlins zu arbeiten, echte Verantwortung zu übernehmen und nicht Rädchen, sondern Motor zu sein – dann bist du hier richtig.

Willkommen in den Wilhelm Studios.

Mission

Wir schaffen Räume, in denen besondere Momente entstehen.

  • Auf Basis einer Festanstellung (Vollzeit).

    Deine Aufgaben:

    • Gesamtverantwortung für die Organisation von eigenen und Kunden-Events

    • Planung und Überwachung der Termine, Ressourcen, Kosten, Finanzen und Budget

    • Steuerung und Koordination aller Event-Beteiligten Ressourcen 

    • Koordination und Kommunikation, sowohl intern als auch extern

    • Vorbereitung und Durchführung von Projektbesprechungen inkl. Dokumentation


    Unterstützung bei der Veranstaltungsdurchführung / Abendleitung

    • Umfängliche Verantwortung für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen

    • Ansprechpartner/in während der Events für Kunden, Gäste, Mitarbeiter, Dienstleister und Behörden

    • Unterstützung der Mitarbeiter in den jeweiligen Bereichen

    • Koordination von Auf-, Um- und Abbau nach Vorgabe der Projektmanager 

    • Überprüfung und Gewährleistung der Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorschriften

    Du…

    • hast mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Planung und Durchführung von Events

    • sprichst sehr gut Deutsch und Englisch

    • arbeitest gerne im Team und übernimmst Verantwortung

    • hörst erst auf, wenn es perfekt geplant ist

    • bist zuverlässig, engagiert und begeisterst dich für das, was wir machen

    • kommunizierst klar und präzise 

    • lässt dich auch von manchmal ungewöhnlichen Arbeitszeiten nicht aus dem Tritt bringen

    • hast optimalerweise Kenntnisse von Ton-, Licht-, Video- und/oder Netzwerktechnik

  • Deine Aufgaben

    Venue & Instandhaltung

    • Sicherstellung der jederzeitigen Betriebsbereitschaft und des einwandfreien Zustands der Venue

    • Planung, Koordination und Überwachung sämtlicher präventiver und korrektiver Instandhaltungsmaßnahmen

    • Steuerung und Betreuung externer Dienstleister und technischer Gewerke (u. a. Elektrik, Sanitär, Schreinerei, Glaserei, Malerarbeiten, HLK-, Alarm-, Brandmelde- und Löschanlagen)

    • Identifikation von Wartungs- und Reparaturbedarf sowie Qualitätskontrolle der ausgeführten Arbeiten

    • Planung von Instandhaltungsmaßnahmen mit möglichst geringer Beeinträchtigung des Veranstaltungsbetriebs

    • Durchführung kleinerer Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten bei Bedarf (z. B. Malerarbeiten, Austausch von Leuchtmitteln oder kleinere Reparaturen)

    Kontrolle des Inventar & Beschaffung

    • Verwaltung und kontinuierliche Pflege des Inventars für Mobiliar, Equipment, Werkzeuge und betriebliche Vermögenswerte

    • Überwachung und Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien, Reinigungsartikeln, Barausstattung, Getränken und Eventmaterialien

    • Organisation und Optimierung der Lagerflächen sowie Sicherstellung der Einsatzbereitschaft sämtlicher Ausstattung

    Unterstützung bei der Personal & im Eventbetrieb

    • Enge Abstimmung mit dem Produktionsteam hinsichtlich Personalplanung und Ressourcen

    • Koordination des operativen Personals für Auf- und Abbau sowie Instandhaltungsmaßnahmen

    • Unterstützung des laufenden Venue-Betriebs und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe

    Du…

    • hast Berufserfahrung im Venue Management, Facility Management, Hospitality, Eventbetrieb oder einer vergleichbaren Position

    • besitzt technisches Grundverständnis im Bereich Gebäudeinstandhaltung und Facility Management

    • hast Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern, Lieferanten und operativen Teams

    • Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sind für dich keine Herausforderung

    • bringst Hands-on-Mentalität sowie Bereitschaft, bei Bedarf selbst mit anzupackenAusgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten

    • besitzt eine hohe Eigenverantwortung sowie die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten

    • sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder mindestens C2 sowie verhandlungssicheres Englisch

    • bringst Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen außerhalb regulärer Arbeitszeiten im Rahmen des Veranstaltungsbetriebs

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