STELLENANGEBOTE

Über uns

Wilhelm Studios – Wo Veranstaltungen Geschichte schreiben

Stell dir vor: eine 8.000 m² große ehemalige Eisengießerei in Berlin. Die alten Backsteinmauern und Stahlträger aus dem 19. Jahrhundert, ergänzt durch lichtdurchflutete Glasdächer und moderne Veranstaltungstechnik. Hier feiert Google seine Produktvorstellungen, Hugo Boss seine Modenschauen und Spotify seine Künstler-Events. Von intimen Veranstaltungen mit 200 Teilnehmern über Konferenzen mit 1.500 Teilnehmern bis hin zu Konzerten mit mehr als 3.000 Besuchern.

Wir sind kein anonymer Event-Dienstleister. Wir sind ein kleines, schlagkräftiges Team, das mit den großen Namen der Branche zusammenarbeitet – ohne Unternehmensallüren, dafür mit echtem Gestaltungsspielraum. Bei uns kannst du etwas bewegen, nicht nur verwalten.

Wenn du Lust hast, an einem der coolsten Orte Berlins zu arbeiten, echte Verantwortung zu übernehmen und nicht nur ein Rädchen im Getriebe, sondern der Motor zu sein – dann bist du hier genau richtig.

Willkommen in den Wilhelm Studios.

Leitbild

Wir schaffen Räume, in denen besondere Momente entstehen.

  • Auf der Grundlage einer Festanstellung (Vollzeit).

    Deine Aufgaben:

    • Gesamtverantwortung für die Organisation eigener und Kundenveranstaltungen

    • Planung und Überwachung von Terminen, Ressourcen, Kosten, Finanzen und Budget

    • Steuerung und Koordination aller an der Veranstaltung beteiligten Ressourcen 

    • Koordination und Kommunikation, sowohl intern als auch extern

    • Vorbereitung und Durchführung von Projektbesprechungen einschließlich Dokumentation


    Unterstützung bei der Durchführung der Veranstaltung / Abendleitung

    • Umfassende Verantwortung für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen

    • Ansprechpartner/in während der Veranstaltungen für Kunden, Gäste, Mitarbeiter, Dienstleister und Behörden

    • Unterstützung der Mitarbeiter in den jeweiligen Bereichen

    • Koordination von Auf-, Um- und Abbau gemäß den Vorgaben der Projektmanager 

    • Überprüfung und Sicherstellung der Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften

    Du…

    • Du verfügst über mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen

    • sprichst sehr gut Deutsch und Englisch

    • Du arbeitest gerne im Team und übernimmst Verantwortung

    • hörst erst auf, wenn alles perfekt geplant ist

    • Du bist zuverlässig, engagiert und begeisterst dich für das, was wir tun

    • kommunizierst klar und präzise 

    • lässt sich auch von manchmal ungewöhnlichen Arbeitszeiten nicht aus der Ruhe bringen

    • verfügst im Idealfall über Kenntnisse in den Bereichen Ton-, Licht-, Video- und/oder Netzwerktechnik

  • Deine Aufgaben

    Veranstaltungsort & Instandhaltung

    • Gewährleistung der jederzeitigen Betriebsbereitschaft und des einwandfreien Zustands der Veranstaltungsstätte

    • Planung, Koordination und Überwachung aller vorbeugenden und korrektiven Instandhaltungsmaßnahmen

    • Steuerung und Betreuung externer Dienstleister und technischer Gewerke (u. a. Elektro, Sanitär, Tischlerei, Glaserei, Malerarbeiten, HLK-, Alarm-, Brandmelde- und Löschanlagen)

    • Ermittlung des Wartungs- und Reparaturbedarfs sowie Qualitätskontrolle der durchgeführten Arbeiten

    • Planung von Instandhaltungsmaßnahmen bei möglichst geringer Beeinträchtigung des Veranstaltungsbetriebs

    • Durchführung kleinerer Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten bei Bedarf (z. B. Malerarbeiten, Austausch von Leuchtmitteln oder kleinere Reparaturen)

    Bestandsverwaltung und Beschaffung

    • Verwaltung und laufende Pflege des Bestandsverzeichnisses für Mobiliar, Ausrüstung, Werkzeuge und betriebliche Vermögenswerte

    • Überwachung und Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien, Reinigungsartikeln, Barausstattung, Getränken und Eventmaterialien

    • Organisation und Optimierung der Lagerflächen sowie Sicherstellung der Einsatzbereitschaft der gesamten Ausrüstung

    Unterstützung im Personal- und Veranstaltungsbereich

    • Enge Abstimmung mit dem Produktionsteam in Bezug auf Personalplanung und Ressourcen

    • Koordination des operativen Personals für Auf- und Abbau sowie Instandhaltungsmaßnahmen

    • Unterstützung des laufenden Veranstaltungsbetriebs und Gewährleistung effizienter Arbeitsabläufe

    Du…

    • hast Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement, Facility Management, im Gastgewerbe, im Eventbereich oder in einer vergleichbaren Position

    • verfügt über technische Grundkenntnisse im Bereich Gebäudewartung und Facility Management

    • hast Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern, Lieferanten und operativen Teams

    • Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise stellt für dich keine Herausforderung dar

    • Du bringst eine praxisorientierte Mentalität sowie die Bereitschaft mit, bei Bedarf selbst mit anzupacken. Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten

    • verfügt über ein hohes Maß an Eigenverantwortung sowie die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten

    • Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder mindestens auf C2-Niveau und verfügst über verhandlungssichere Englischkenntnisse

    • bringst die Bereitschaft mit, im Rahmen des Veranstaltungsbetriebs gelegentlich außerhalb der regulären Arbeitszeiten eingesetzt zu werden

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